Lorsqu'une charge est déduite du résultat fiscal, elle permet de réduire le montant du bénéfice imposable et donc l'imposition.

Pour être déductibles du résultat fiscal, les charges (ou dépenses de fonctionnement) doivent répondre à toutes les conditions suivantes :

• Être engagée dans d'intérêt de l'entreprise
• Entraîner une diminution de l'actif net de l'entreprise
• Être comptabilisée dans l'exercice au cours duquel elle est engagée
• Être justifiée par une facture ou une quittance

Pour être déductibles du résultat fiscal, les dépenses doivent être engagées dans l'intérêt de l'entreprise. Cela signifie qu'elles doivent se rattacher à une « gestion normale » (dépenses ni excessives, ni fictives) de l'entreprise.

En conséquence, les dépenses personnelles du dirigeant ou d'un associé, les dépenses luxueuses ou les dépenses dépassant certaines limites ne peuvent pas être déduites.

Exclusion des dépenses présentant un caractère personnel

Les dépenses personnelles de l’exploitant individuel, du dirigeant ou d'un associé ne sont pas déductibles car elles ne sont pas effectuées dans l'intérêt de l'entreprise.

Il s'agit notamment des dépenses suivantes :

• Frais concernant l’habitation principale ou la résidence secondaire
• Frais d'une expertise demandée par le nouveau dirigeant d'une société dans son intérêt personnel à l'occasion de sa prise de participation dans la société
• Impôts personnels
• Frais de déplacement non justifiés par l'activité professionnelle
• Frais de réception à caractère familial
• Frais de main d'œuvre engagés par une société pour la construction de la maison personnelle de l'épouse du dirigeant
• Abandons de créance à caractère commercial qui ne répondent pas à l'intérêt de l'exploitation

Exclusion des dépenses luxueuses ou somptuaires

Il s'agit des dépenses concernant la chasse de loisirs, la pêche non professionnelle, l'achat ou la location de résidence de plaisance, de yacht et de bateau de plaisance.

En revanche, les dépenses de chasse d’une entreprise ayant pour objet social l’exercice professionnel de la chasse en vue de la vente du gibier, ou l’exploitation commerciale d’un domaine de chasse sont déductibles.

De même, les dépenses se rapportant à l’exercice professionnel de la pêche soit en mer, soit en eau douce, sont déductibles lorsque leur caractère professionnel est incontestable.

Exclusion des dépenses excessives (cadeaux d'affaires, rémunération)

Certaines dépenses, par principe déductibles du résultat fiscal, peuvent ne plus l'être si elles sont considérées comme excessives. Il s'agit par exemple des cadeaux d'affaires ou des rémunérations versées aux administrateurs ou aux dirigeants.

Cadeaux d'affaires

Parmi les cadeaux d'affaires, on trouve le vin, le chocolat, les livres, les places de concert, les stylos offerts par l'entreprise à ses clients, prospects ou fournisseurs, dans le cadre de leurs relations d'affaires.

Si leur valeur d'acquisition est trop élevée par rapport à la réalité de la relation commerciale ou l'usage de la profession, elle ne peut pas être déduite. Elle doit être réintégrée dans le résultat de l'entreprise. Par ailleurs, ces dépenses excessives doivent figurer sur le relevé de frais généraux si leur montant total annuel est supérieur à 3 000 € (à l'exception des objets publicitaires, dont la valeur unitaire est inférieure à 73 € TTC).

Rémunération des dirigeants et des membres du conseil d'administration

La rémunération que se verse l'entrepreneur individuel n'est pas déductible du bénéfice de son entreprise.

En revanche, les rémunérations versées aux dirigeants des sociétés soumises à l'IS sont déductibles lorsqu'elles correspondent à un travail effectif et ne sont pas excessives. Pour déterminer si une rémunération est excessive, plusieurs critères sont pris en considération : la qualification professionnelle, les aptitudes particulières du dirigeant ou l’étendue des fonctions exercées.

La rémunération versée aux membres du conseil d'administration est déductible lorsqu'elle ne dépasse certains montants déterminés en fonction du nombre de salariés :

• Lorsque la société emploie moins de 5 salariés, la déduction est limitée à 457 € par membre du conseil d'administration ou du conseil de surveillance.
• Si la société emploie 5 salariés et plus, la déduction ne peut pas dépasser une proportion fixée comme suit : 5 % x (moyenne des rémunérations déductibles des 5 salariés les mieux rémunérés x nombre de membres du conseil d’administration ou de surveillance)
• Au-delà de 200 salariés, le nombre de salariés les mieux rémunérés à prendre en compte est de 10.

Pour être déductible, la charge doit se traduire par une diminution de l'actif net

L'entreprise peut donc déduire une dépense immédiate, c'est-à-dire non soumise à l'amortissement. Il s'agit par exemple des dépenses d’entretien et de réparation : les travaux de réfection de la toiture de bâtiments utilisés par une entreprise pour son exploitation constituent une charge déductible.

Les logiciels acquis, les matériels et outillages et les matériels et mobiliers de bureau dont la valeur unitaire n’excède pas 500 € HT sont également des charges immédiatement déductibles.

Les charges doivent être certaines dans leur principe et dans leur montant (principe de la comptabilité d'engagement). Elles doivent donc être comptabilisées dans l'exercice comptable au cours duquel elle ont été engagées.

Cette règle conduit à rattacher au résultat de l'exercice considéré les charges certaines mais non encore facturées à la date de sa clôture.

Par exemple, les achats de matières premières pour une activité de production, les achats de produits en vue de leur revente, pour une activité commerciale, les frais d’établissement avec frais de constitution de la société, les coûts des formalités légales (frais d'insertion, frais de publication), les honoraires des avocats et notaires peuvent être déduits.

La comptabilité doit être appuyée de pièces justificatives, destinées à permettre le contrôle de la réalité des frais et charges déduits.

Ces justifications peuvent revêtir des formes diverses : factures, quittances. L'établissement de factures est obligatoire pour tout achat ainsi que pour toute prestation de services effectuée dans l'exercice d'une activité professionnelle.

Les entreprises peuvent également échanger des factures électroniques.