Une copropriété est dite « en difficulté » lorsqu’elle se trouve dans l'une des situations suivantes :

• L'équilibre financier du syndicat des copropriétaires est gravement compromis. Cela signifie que la situation financière ne permet plus d’assurer normalement les dépenses courantes de l’immeuble. Par exemple, tel est le cas lorsque les comptes du syndicat présentent un déficit important (de plusieurs milliers d’euros), que des factures restent impayées sur une période prolongée, et que certains prestataires essentiels, comme l’entreprise chargée de l’entretien de l’ascenseur, suspendent leurs interventions ou leurs garanties en raison de ces impayés.
• Ou le syndicat des copropriétaires est dans l'impossibilité de maintenir l'immeuble dans un bon état général. C’est le cas d’une absence de réalisation des travaux d’entretien ou de maintenance conduisant à la dégradation de l’immeuble (par exemple, infiltrations d’eau dans les parties communes jamais traitées ayant entraîné une infestation de mérule présentant un risque pour la structure du bâtiment).

Dans ce cas, le recours à un administrateur provisoire est nécessaire.

L’administrateur provisoire est obligatoirement désigné par un juge. Il est présenté ci-dessous les étapes de la procédure qui commence par la saisine du tribunal judiciaire et se termine par la décision du juge.

Le président du tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble est le seul juge compétent pour désigner un administrateur provisoire.

Le juge peut être saisi par :

• Des copropriétaires représentant ensemble 15 % au moins des voix du syndicat des copropriétaires

• Le syndic
• Le maire du lieu de situation de l'immeuble
• Le président de l'établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d'habitat
• Le représentant de l'État dans le département (préfet)
• Le procureur de la République
• Le mandataire ad hoc désigné dans le cadre de la procédure de prévention des difficultés du syndicat des copropriétaires.

Lorsque la demande est à l’initiative du syndic ou du procureur de la République, le juge est saisi par une requête. Elle doit être accompagnée des documents de nature à justifier la demande, notamment les éléments comptables.

Elle est présentée au juge après consultation du conseil syndical.

Le syndic n’a pas besoin d’une autorisation de l’assemblée générale pour introduire cette requête devant le juge.

Dans les autres cas, le président du tribunal judiciaire est saisi par une assignation délivrée au syndicat des copropriétaires, représenté par le syndic. Cet acte doit détailler les motifs (raisons) de la demande en fait (exposé de la situation) et en droit (textes de lois). Il est recommandé de se faire accompagner par un avocat pour cette procédure.

Le juge commence par vérifier que la demande est recevable. Cela signifie qu’il s’assure que la personne à l’origine de la démarche a bien le droit d’agir et que la procédure a été engagée selon les formes prévues (par requête ou par assignation).

Il examine ensuite le bien-fondé de la demande. Concrètement, il vérifie si la copropriété rencontre réellement des difficultés suffisamment importantes pour justifier la désignation d’un administrateur provisoire.

Avant de rendre sa décision, le juge peut également entendre toute personne qu’il estime utile (par exemple des copropriétaires, le syndic en place ou d’autres intervenants), afin de mieux comprendre la situation.

Lorsqu’il fait droit à la demande de désignation d’un administrateur provisoire, la décision du juge doit :

• Constater les faits qui justifient les difficultés rencontrées par la copropriété
• Désigner un administrateur provisoire. L’administrateur provisoire peut être un administrateur judiciaire, une personne physique (un particulier), une personne morale justifiant d'une expérience ou d'une qualification particulière ou le mandataire ad hoc s'il a été désigné dans le cadre des mesures préventives. Le syndic en place ne peut pas être désigné au titre d'administrateur provisoire de la copropriété. En effet, l’administrateur provisoire doit être indépendant du syndic, du syndicat des copropriétaire et des créanciers (pas de lien financier, de conseil, de subordination et aucun intérêt dans le mandat confié).

• Fixer la durée de la mission de l’administrateur provisoire, qui ne peut pas être inférieure à 12 mois (1 an)
• Définir l’étendue de la mission de l’administrateur provisoire. Le juge précise les pouvoirs du syndic et du conseil syndical qui sont transférés à l’administrateur provisoire. Il peut également lui confier tout ou partie des pouvoirs de l'assemblée générale des copropriétaires.
• Déterminer la rémunération de l'administrateur provisoire. Celle-ci est forfaitaire et varie selon le nombre de lots dans la copropriété. Toutefois, lorsque la copropriété comporte 500 lots ou plus, la rémunération est fixée par le juge en fonction des frais engagés et des missions accomplies.

À l’inverse, si le juge estime que les conditions ne sont pas réunies, il peut rejeter la demande par une décision motivée, considérant notamment que les difficultés invoquées ne sont pas suffisamment caractérisées ou ne justifient pas la mise en place d’une administration provisoire.

L'ordonnance est portée à la connaissance des copropriétaires dans le mois qui suit son prononcé. L’administrateur provisoire doit, en effet, les informer par remise contre émargement, lettre recommandée avec avis de réception ou par courrier électronique. Il doit joindre la copie de l'ordonnance qui l'a désigné. Une copie de l'ordonnance de désignation est également adressée par le greffe du tribunal judiciaire au procureur de la République, au préfet, au maire de la commune et au président de l'EPCI.

Le président du tribunal judiciaire peut à tout moment, modifier la mission de l'administrateur provisoire, la prolonger ou y mettre fin à la demande de l'administrateur provisoire.

L'administrateur provisoire est chargé de prendre les mesures nécessaires pour rétablir le fonctionnement normal de la copropriété.

Un administrateur provisoire peut également être désigné pour liquider les dettes du syndicat des copropriétaires en cas d'expropriation ou dissolution du syndicat.

Pour atteindre cet objectif, le juge lui confie :

• Tous les pouvoirs du syndic, dont le mandat cesse sans indemnité. L’administrateur provisoire va, par exemple, gérer les comptes et les fonds du syndicat des copropriétaire, faire exécuter les décisions prises dans le cadre de sa mission, représenter la copropriété en justice et dans tous les actes de la vie civile ou poursuivre le recouvrement des impayés.
• Tout ou partie des pouvoirs de l’assemblée générale, à l’exception de ceux qui permettent l’acquisition ou l’aliénation immobilière et la modification ou l’établissement du règlement de copropriété
• Tout ou partie des pouvoirs du conseil syndical.

Le conseil syndical et l'assemblée générale des copropriétaires continuent à exercer les pouvoirs qui ne sont pas compris dans la mission de l'administrateur provisoire.

Le rôle de l’administrateur provisoire consiste ainsi principalement à :

• Assainir la situation financière de l’immeuble (rattrapage des impayés, négociation avec les créanciers, réorganisation de la trésorerie)
• Faire réaliser les travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble et à la sécurité (travaux urgents, travaux imposés, etc.)
• Rechercher des moyens de financements (emprunts, appels de fonds spécifiques, mobilisation du fonds de travaux, subventions, etc.) pour rétablir le fonctionnement de l’immeuble.

En principe, l’administrateur provisoire exécute personnellement la mission qui lui est confiée. Toutefois, il peut demander au président du tribunal judiciaire de désigner un tiers pour l’assister, lorsque la mission requiert une technicité particulière. De même, il peut demander à se faire assister dans ses fonctions par un syndic d’intérêt collectif.

Dès qu'il prend une décision concernant la copropriété, l'administrateur provisoire doit la mentionner sur le registre des procès-verbaux d'assemblée générale. Il doit également adresser une copie de la ou les décisions à chaque copropriétaire, avec si besoin l’appel de fonds correspondant.

L’administrateur provisoire agit sous le contrôle du président du tribunal judiciaire.

L’administrateur provisoire rend ainsi compte, par écrit, de sa mission au juge, à sa demande et au moins 1 fois par an. Il s’agit d’un rapport de mission.

L'administrateur provisoire doit déposer son rapport au greffe du tribunal judiciaire. Celui-ci envoie alors une copie au procureur de la République, au syndic de copropriété, au président du conseil syndical lorsqu'il y en a un ou, en son absence, à chacun des membres du conseil syndical.

Si le préfet, le maire de la commune, le président de l'EPCI en font la demande, le greffe du tribunal doit également leur adresser une copie du rapport de l'administrateur provisoire.

Toutes ces personnes peuvent formuler leurs observations dans un délai de 2 mois maximum après la réception de la copie du rapport. Ces observations doivent être transmises au greffe du tribunal judiciaire qui les communique au juge et à l'administrateur provisoire.

De même, le syndic doit informer chaque copropriétaire de la possibilité de consulter le rapport de mission, à son bureau ou tout autre lieu fixé par l'assemblée générale, pendant les heures ouvrables dans le mois qui suit la remise du rapport. Un extrait du rapport peut être joint au courrier. Une copie du rapport peut être remise à tout copropriétaire qui en fait la demande et à ses frais, y compris par voie dématérialisée.

La désignation de l'administrateur provisoire entraîne, notamment, les conséquences suivantes :

• Cessation immédiate du contrat de syndic
• Transfert de tous les pouvoirs du syndic à l’administrateur provisoire
• Transfert de tout ou partie des pouvoirs de l’assemblée générale et du conseil syndical à l’administrateur provisoire
• Transmission par le syndic de tous les documents du syndicat des copropriétaires

• Suspension de l'exigibilité des créances antérieures (hors créances publiques ou sociales) pour une période de 12 mois (ou jusqu'à 30 mois sur demande de l'administrateur provisoire)
• Interruption ou interdiction des actions en justice de la part de tous les créanciers visant à la condamnation du syndicat débiteur au paiement d'une somme d'argent ou la résolution d'un contrat pour non paiement d'une somme d'argent
• Arrêt ou interdiction des procédures de saisie n'ayant pas produit un effet attributif avant la désignation de l'administrateur provisoire
• Suspension des clauses contractuelles prévoyant des majorations ou pénalités de retard et une résolution (fin) automatique du contrat
• Suspension des remboursements d'un emprunt collectif.

Lorsque le syndicat des copropriétaires est placé sous administration provisoire, le traitement des dettes devient collectif et s’organise en 2 étapes, à savoir :

• Les déclarations de créances de tous les créanciers du syndicat
• Un plan d’apurement des dettes réalisé par l’administrateur provisoire et homologué par le juge.

Délai pour déclarer sa créance

Dans un délai de 2 mois à partir de sa désignation, l'administrateur provisoire doit informer les créanciers du syndicat des copropriétaires de sa nomination.

Pour cela, il publie un avis au Bodacc ainsi que dans un journal d’annoncées légales du département du lieu de situation de l’immeuble.

Il doit également prévenir, par tous moyens, les créanciers du syndicat des copropriétaires dont l’identité est connue, afin de leur permettre de transmettre les éléments nécessaires à l'évaluation du montant de leurs créances.

Les créanciers ont 3 mois pour déclarer leurs créances à partir de la désignation de l'administrateur.

Forme de la déclaration de créances

La déclaration de créance est faite auprès de l'administrateur provisoire par lettre recommandée avec accusé de réception.

Elle doit contenir les informations suivantes :

• Identité du créancier et coordonnées de la personne qui le représente
• Montant de la créance due au jour de la décision de désignation de l'administrateur provisoire
• Montant des sommes à devoir postérieurement à la décision de désignation de l'administrateur provisoire et leur date d’échéance
• Éléments prouvant l’existence et le montant de la créance
• Mode de calcul des intérêts
• Nature de la garantie (privilège ou sûreté) dont la créance est éventuellement assortie
• Juridiction saisie si la créance fait l'objet d'un litige.

Les documents justificatifs doivent être joints à la déclaration de créance.

Les créances concernant un contrat de travail n'ont pas à être déclarées (arriérés de salaire du gardien par exemple).

Liste des créances

L'administrateur provisoire vérifie les créances déclarées et établit la liste de ces créances.

Si tout ou partie d’une créance est contestée, l’administrateur provisoire en informe le créancier concerné. Il l’invite alors à présenter ses observations et à fournir les explications nécessaires. Le créancier a alors 30 jours pour y répondre. Passé ce délai, plus aucune contestation n’est possible.

L’administrateur provisoire dépose la liste des créances au greffe du tribunal judiciaire. Le greffier fait publier au Bodacc un avis pour signaler ce dépôt.

Dans le même temps, il informe :

• Par lettre simple, les créanciers dont la créance est admise en précisant le montant retenu
• Par lettre recommandée avec avis de réception, les créanciers dont la créance a été rejetée.

Les créanciers ont 2 mois à partir de la publication de la liste pour en contester le contenu auprès du président du tribunal judiciaire.

Plan d’apurement provisoire

L'administrateur provisoire va d’abord élaborer un plan d’apurement provisoire.

Ce document comprend l'échéancier global et l'échéancier détaillé relatif au créancier concerné.

Il est notifié à chacun des créanciers par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise contre émargement. Ils ont 2 mois à partir de cette notification pour présenter leurs observations à l’administrateur provisoire.

Plan d’apurement définitif

L’administrateur provisoire dépose ensuite le plan d'apurement définitif (échéancier définitif du règlement des dettes) au greffe du tribunal judiciaire pour qu'il soit homologué par le juge.

Ce plan doit présenter les informations suivantes :

• État des dettes (créances déclarées et créances non recouvrables)
• Trésorerie prévisionnelle du syndicat sur la durée du plan (dont les dépenses nécessaires à la préservation de l'immeuble et éventuellement à la réduction des charges et au respect du plan)
• Échéancier des appels de fonds auprès des copropriétaires
• Échéanciers détaillés par créancier.

Certains documents doivent notamment être joints en annexe :

• Liste des travaux nécessaires au redressement financier de la copropriété et à la préservation de l'immeuble
• Liste indicative des mesures de gestion et des procédures amiables ou contentieuses envisagées
• Observations du conseil syndical et des créanciers
• État détaillé des impayés des copropriétaires
• Inventaire des biens susceptibles d'être vendus
• Projet de convention d'administration provisoire renforcée si elle existe.

Le plan d'apurement définitif remis au juge ne peut pas dépasser 5 ans.

Le plan d'apurement définitif doit être notifié à tous les créanciers, au conseil syndical et à chaque copropriétaire par lettre recommandée avec avis de réception, remise contre émargement ou voie électronique.

Les créanciers disposent d'un délai de 2 mois à partir de cette notification pour saisir le juge d'une contestation.

En l’absence de contestation dans ce délai, le juge homologue le plan à la demande de l'administrateur provisoire. L'ordonnance d'homologation est notifiée aux créanciers et au conseil syndical avec le plan d'apurement définitif.

Le plan d'apurement est mis en œuvre par le syndic à l'issue de la mission de l'administrateur provisoire.

Si la situation financière de la copropriété ne permet pas de réaliser les travaux nécessaires à la conservation, à la mise en sécurité de l'immeuble, à la protection des occupants et à la préservation de leur santé ou la réduction des charges de copropriété malgré la présence d’un administrateur provisoire, le juge peut placer l'immeuble sous administration provisoire renforcée.

La demande de placement sous administration provisoire renforcée peut être demandée par une des personnes suivantes :

• Maire de la commune du lieu de situation de l'immeuble
• Président de l'EPCI compétent en matière d'habitat
• Préfet
• Ou l’administrateur provisoire déjà désigné.

L'auteur de la demande doit établir un dossier précisant les raisons pour lesquelles il est demandé le placement sous administration provisoire renforcée ainsi que les aides et mesures d'accompagnement publiques mobilisées pour assurer la réussite de la procédure.

Dans le cadre du placement sous administration provisoire renforcée, le juge autorise l'administrateur provisoire à conclure une convention à durée déterminée, au nom du syndicat des copropriétaires, avec un ou plusieurs opérateurs compétents en matière de maîtrise d'ouvrage de travaux et de mise au point de financement d'opération de travaux.

La décision du juge est notifiée aux personnes suivantes :

• Parties intéressées
• Maire de la commune
• Président de l'EPCI
• Préfet.

La convention avec l'opérateur prévoit notamment les points suivants :

• Liste des études juridiques, financières et techniques nécessaires pour définir le contenu des travaux et effectuer les choix techniques en résultant

• Calendrier prévisionnel des études, du choix des prestataires et des travaux
• Nature des travaux envisagés
• Enveloppe financière prévisionnelle associée.

Le juge homologue la convention conclue entre l'opérateur et l'administrateur provisoire.

L'exécution de la convention peut se poursuivre même si la mission de l'administrateur provisoire est terminée.

La convention prend fin à l'expiration du terme qu'elle s'est fixée.