On appelle bénéficiaire effectif (BE) la personne physique, associée ou actionnaire, qui remplit une des conditions suivantes :

• Elle détient, directement ou indirectement, plus de 25 % des droits de vote ou du capital de la société.
• Elle exerce un pouvoir de contrôle sur celle-ci par tout autre moyen (par exemple : peut nommer ou révoquer la majorité des membres des organes de direction).

Si une de ces conditions n'est pas remplie, le bénéficiaire effectif est le représentant légal de la société (gérant, président, etc.). Lorsque le représentant légal de la société est une personne morale, le bénéficiaire effectif est la ou les personnes physiques qui représentent légalement cette société.

Infogreffe met à disposition un schéma pour faciliter l'identification des bénéficiaires effectifs.

Les entités concernées par cette déclaration sont les suivantes :

• Sociétés commerciales (SARL, SA, SAS, etc.) et sociétés civiles (SCI, SEL, etc.) ayant leur siège social en France
• Groupements d'intérêt économique (GIE) ayant leur siège social en France
• Sociétés commerciales dont le siège social est situé à l'étranger et ayant un établissement en France
• Autres entités soumises à l'obligation d'immatriculation au RCS et au RNE (organisme de placement collectif, fonds de dotation, etc.).

L'identité des bénéficiaires effectifs d'une société doit être indiquée au moment de l'immatriculation. En cas de changement d'un élément concernant le bénéficiaire effectif (changement d'adresse par exemple), il faut effectuer une demande d'inscription modificative auprès du guichet des formalités des entreprises.

Les bénéficiaires effectifs doivent être déclarés lors de l'immatriculation de la société.

Ils doivent être indiqués dans la rubrique « bénéficiaires effectifs » en cliquant sur « ajouter un bénéficiaire effectif ».

Il faut préciser le type de contrôle exercé pour chaque bénéficiaire effectif. Si le contrôle est la « détention de plus de 25 % du capital » ou la « détention de 25 % du droit de vote », il faudra préciser le pourcentage de capital et/ou le pourcentage de droit de vote détenu.

Depuis le 1^er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. Ce « guichet unique » remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés. Il concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité.

Cette démarche est payante, elle coûte 19,33 €.

Lors de la déclaration d'immatriculation, il faut indiquer les informations suivantes :

• Concernant la société :Dénomination ou raison socialeForme juridiqueAdresse du siège socialEventuellement, le numéro unique d'identification.
• Concernant chaque bénéficiaire effectif :Nom, nom d'usage, pseudonyme, prénomsDate et lieu de naissanceNationalitéAdresse personnelleNature et modalités du contrôle exercé sur la société et étendue de ce contrôleDate à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif de la société.

Une demande d'inscription modificative doit être faite dès qu'un changement intervient dans les bénéficiaires effectifs : changement d'adresse après un déménagement, changement de nom d'usage à la suite d'un mariage, arrivée d'un nouveau bénéficiaire, etc.

Cette demande d'inscription modificative doit être faite dans les 30 jours à partir de ce changement.

La demande doit être faite par le mandataire de la société (par exemple, le dirigeant) en ligne sur le site du guichet des formalités des entreprises.

Depuis le 1^er janvier 2023, les formalités de création, de modification et de cessation d'activité doivent être réalisées en ligne sur le guichet des formalités des entreprises. Ce « guichet unique » remplace les centres de formalités des entreprises (CFE) qui sont supprimés. Il concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique ou leur activité.

Cette démarche est payante, elle coûte 35,36 €.

Il faut indiquer les informations suivantes :

• Concernant la société :Dénomination ou raison socialeForme juridiqueAdresse du siège socialÉventuellement, le numéro unique d'identification.
• Concernant chaque bénéficiaire effectif :Nom, nom d'usage, pseudonyme, prénomsDate et lieu de naissance, nationalitéAdresse personnelleNature et modalités du contrôle exercé sur la société et étendue de ce contrôleDate à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif de la société.

La consultation du registre des bénéficiaires effectifs (RBE) n'est plus ouverte au grand public.

Pour connaître l'identité des bénéficiaires effectifs d'une société, il faut soit :

• Justifier d'un intérêt légitime dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux ou le financement du terrorisme, apprécié en fonction du demandeur et de son lien avec l’entité visée.
• Figurer parmi les personnels habilités à accéder intégralement au RBE.

Les personnes ou entités qui justifient d’un « intérêt légitime » dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux peuvent accéder au registre des bénéficiaires effectifs. L’intérêt légitime est apprécié en fonction du demandeur et de son lien avec l’entité visée.

La liste de ces personnes et entités est précisée par la loi. Elle cite notamment :

• Personnes physiques ou morales en relation d’affaires avec une société, lorsqu'il existe un risque pour la transparence financière. Dans ce cas, il est possible d'obtenir les informations pour les bénéficiaires effectifs de cette société.
• Sociétés et leurs dirigeants tenus aux obligations de lutte contre la corruption ou le trafic d'influence
• Sous-traitants des personnes tenues à une obligation de vigilance dans la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme (banques, notaires, avocats, assureurs…)
• Membres du Parlement
• Journalistes
• Organismes à but non‑lucratif
• Chercheurs universitaires
• Acheteurs et les autorités concédantes pour les bénéficiaires effectifs des soumissionnaires
• Administrations de l'État ou collectivités territoriales et leurs établissements publics, sociétés d’économie mixte (SEM), autorité nationale d’audit pour les fonds européens (en ce qui concerne les bénéficiaires effectifs)

Les informations consultables sont limitées aux informations suivantes : nom, nom d’usage, pseudonyme, prénoms, mois, année de naissance, État de résidence et nationalité des bénéficiaires effectifs et nature et étendue des intérêts qu’ils détiennent dans la société.

Le contenu du registre reste confidentiel. L'identité des bénéficiaires effectifs ne peut donc pas être divulguée à des tiers (c'est-à-dire à des personnes extérieures). Néanmoins, les journalistes, chercheurs universitaires ou organismes à but non-lucratif sont autorisés à le faire lorsque les tiers ont intérêt à connaître ces informations.

Certaines autorités de contrôle (autorités judiciaires, agents des finances publiques, police et gendarmerie, etc) peuvent accéder en intégralité au registre des bénéficiaires effectifs dans le cadre de leur mission.

Certaines entités peuvent accéder à l'intégralité des informations sur les bénéficiaires effectifs. Ainsi, en plus des informations sur l'état civil, elles peuvent connaître notamment les adresses personnelles, et la façon dont le contrôle sur la société est exercé.

La liste de ces personnes et autorités est précisée par la loi :

• Personnes tenues à une obligation de vigilance dans la lutte contre le blanchiment des capitaux (par exemple un expert-comptable ou un avocat)
• Autorités judiciaires
• Agents de l'administration des douanes
• Agents des finances publiques
• Police ou la gendarmerie nationale dans le cadre d'une enquête judiciaire
• Agence française anticorruption (AFA)
• Agents de la direction générale du Trésor
• Haute autorité pour la transparence de la vie publique (HATVP)
• Parquet européen
• Cour des comptes et chambres régionales et territoriales des comptes
• Office européen de lutte anti‑fraude
• Agents de contrôle de l'inspection du travail et les agents de contrôle des organismes de sécurité sociale
• Agence de l’Union européenne pour la coopération des services répressifs (Europol) et l’Agence de l’Union européenne pour la coopération judiciaire en matière pénale (Eurojust)
• Autorité européenne de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme

Lorsqu'une personne physique a été déclarée bénéficiaire effectif d'une société, elle peut accéder à l'intégralité des informations du registre des bénéficiaires effectifs concernant cette société.

L'entreprise qui souhaite consulter le registre des bénéficiaires effectifs (RBE) peut s'adresser soit à l'Inpi, soit au greffe du tribunal de commerce ou tribunal des activités économiques compétent.

La demande d'accès aux informations du RBE est gratuite.

Pour accéder au RBE, il faut suivre les étapes suivantes :

• Télécharger, remplir et signer un formulaire de demande d'accès aux données des bénéficiaires effectifs

Pour consulter le registre des bénéficiaires effectifs (RBE), l'entreprise doit remplir et signer un formulaire de demande d'accès.

Ce formulaire doit être accompagné de plusieurs documents justificatifs.

• Réunir les documents justificatifs nécessaires
• Transmettre le formulaire et les documents à l’Inpi, via une interface dédiée.

L'Inpi examine la demande d’accès au registre des bénéficiaires effectifs en se basant sur les renseignements indiqués et les justificatifs apportés. Il peut, le cas échéant, demander des éléments complémentaires. Si l’intérêt légitime n’est pas suffisamment justifié ou si la demande n’est pas complète, la demande d’accès peut être rejetée.

Pour effectuer la demande d'accès auprès du greffe du tribunal de commerce, il faut suivre les étapes suivantes :

• Remplir et signer le formulaire de demande d’accès au RBE
• Fournir un document justificatif qui varie en fonction de la personne qui demande l'accès (mentionné dans le formulaire de demande d'accès)
• Adresser le dossier au greffe du tribunal de commerce compétent

Le greffier examine la demande d’accès au registre des bénéficiaires effectifs en se basant sur les renseignements indiqués et les justificatifs apportés. Il peut, le cas échéant, demander des éléments complémentaires. Si l’intérêt légitime n’est pas suffisamment justifié ou si la demande n’est pas complète, la demande d’accès peut être rejetée.

Les entreprises qui ne déclarent pas ou qui déclarent de manière inexacte ou incomplète les informations relatives à leurs bénéficiaires effectifs s’exposent à des sanctions administratives et pénales.

Lorsque les informations relatives aux bénéficiaires effectifs n’ont pas été déclarées ou sont inexactes ou incomplètes, le greffier du tribunal de commerce peut mettre en demeure la société de régulariser sa situation dans un délai de 3 mois. À défaut de régularisation dans ce délai, il peut alors procéder à la radiation d’office de la société du RCS.

Le greffier du tribunal de commerce ou le tribunal des activités économiques (TAE) informe le ministère public de la radiation d’office de la société. Celle-ci peut alors être poursuivie pénalement.

De la même façon, le président du tribunal de commerce peut radier d'office du RCS la société qui ne régularise pas les informations concernant les bénéficiaires effectifs dans un délai de 3 mois suivant son injonction.

La radiation d’office est automatiquement transmise au registre national des entreprises (RNE) afin d’assurer la mise à jour des informations.

1. Pour le représentant légal et les bénéficiaires effectifs

Le représentant légal de la société, ou la personne chargée d'accomplir les formalités d'immatriculation, s'expose à une amende de 200 000 €. Il encourt également une peine d’interdiction de gérer (maximum 15 ans) et une privation partielle de ses droits civils et civiques.

Le bénéficiaire effectif lui-même qui refuse de communiquer les informations nécessaires à sa déclaration s'expose aussi à une interdiction de gérer et à une privation partielle de ses droits civils et civiques.

2. Pour la société

La société encourt alors quant à elle une amende pouvant s’élever à un montant maximal de 1 000 000 €. Elle peut aussi être condamnée à une ou plusieurs des peines complémentaires suivantes :

• Dissolution de la société
• Placement sous surveillance judiciaire pendant maximum 5 ans
• Fermeture définitive ou pour 5 ans maximum, d'un, de plusieurs ou de tous les établissements de la société
• Exclusion des marchés publics définitivement ou pour une durée de 5 ans maximum
• Interdiction définitive ou pour 5 ans maximum de faire une offre au public de titres financiers ou d'entrer en bourse
• Interdiction pour 5 ans maximum d'émettre des chèques ceux qui sont certifiés ou d'utiliser des cartes de paiement
• Affichage de la décision prononcée ou diffusion de celle-ci dans la presse écrite